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Programa de Tecnología en Finanzas y Sistemas Contables - Fcecep

Las TICs y la Gestión de la Empresa

FUNCION DE LA TICS PARA LOS CONTADORES

             La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. 

     

          Hay en la actualidad software especial para poder  ayudar a facilitar el trabajo del contador y ahorrar mucho tiempo, tiempo que podemos tomar para elaborar los estados financieros,  calcular los impuestos y que facilitan mucho el área fiscal, disminuyendo los errores y mejorando los resultados exigidos por las leyes fiscales y contable en la empresa.

   

        Un curso de contabilidad y finanzas o de marketing y ventas puede servir para profundizar sobre esta área y aprender más sobre los paquetes informáticos a utilizar en cada caso y así  hacer más fácil un análisis de los mismos y poder tomar mejores decisiones dentro de la  compañía.

         Dentro de estos cursos podemos obtener los siguientes:

• -Balances y cuentas de resultados en tiempo real 
• -Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet 
• -Liquidar los impuestos por Internet 
• -Enviar facturas por intercambio electrónico de información. 
• -Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA TIC APLICADA A LA CONTABILIDAD

Ventajas

-Velocidad

-Volumen de Producción

-Reducción de Errores

-Obtención de Información Contable Oportuna

Desventajas

-Disminución en la Confiabilidad de Información Contable

-Recurso humano indispensable para Manejar Sistemas de Información.

PASOS PARA SISTEMATIZAR LA CONTABILIDAD ATRAVES DE UN SOFWARE

                   Para iniciar la sistematización de la contabilidad, es necesario:

 

• 1-Identificar y definir la empresa (nombre, actividad, nit, régimen, dirección etc.)
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• 2-Ajustar o definir el catalogo de cuentas.
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• 3-Definir los documentos a utilizar (comprobantes de diario)
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• 4-clasificar los documentos.
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• 5-Realizar los cortes para saldos iniciales.
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• 6-Digitar la información querida. 

CARACTERISTICAS DE UN SOFTWARE CONTABLE

 FLEXIBILIDAD

• Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.
• Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.
• Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.
• Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes.

COMPATIBILIDAD

• Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office.
• Con otros programas contables y financieros.
• Permita importar y exportar información con otros programas.
• Manejo de centros de costos.
• Opción de manejo de diferentes monedas.
• Capacidad de intercambio de información local y externa

FÁCIL MANEJO

• No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.
• Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.
• Indica la mayor información relativa en una sola vista.
• Desglose de la información por periodos contables.
• Actualización automática de saldos.
• Información por niveles.
• Manipulación de documentos en forma de objetos.
• Definición de consultas especiales.
• Interfaz graficas.
• Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha, nit, código de cuenta.

SEGURIDAD

• Claves de acceso.
• Definición de usuarios con diferentes atributos.
• Solo permite la imputación de cuentas auxiliares o de último nivel.
• Informe de cualquier inconformidad con el balance.

UNIFORMIDAD

• Plan único de cuentas básico incluido.
• Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.
• Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información: consultas y reportes.
• Graficas estadísticas.

REPORTES BASICOS REQUERIDOS

• Plan único de cuentas.
• Comprobante diario de contabilidad.
• Lista de documentos por periodos.
• Lista de movimientos por cuentas.
• libros oficiales
• Estados financieros comparativos.
• Análisis estadísticos.
• Reportes legales: IVA, rete fuente, reteiva, reteica.

OPCIONES AVANZADAS

• Que tenga un generador de informes especializados.
• Facilidad de actualización del software.
• Soporte contable en línea. 

IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN LA CONTABILIDAD

   El fuerte impacto que han tenido los avances tecnológicos en el área contable ha sido enorme en las últimas décadas, se han convertido en  un motor de cambio que permite dar respuestas a las necesidades de información dentro de la contaduría.

              La tecnología de información ha tenido mucha influencia en los cambios dentro de las empresas en especial el área contable y así darle un mejor rendimiento de tiempo y desempeño al contador, esto se ha debido a los adelantos que se han logrado a la implementación de nuevos sistemas y tecnologías, y al trabajo esforzado de mucha gente que se ha dedicado a innovar nuevos productos y servicios informáticos.

  Antes la contabilidad era a mano, con lápiz y papel, ahora es basado bajo paquetes informáticos.  Así se ha logrado ser más eficientes en el trabajo contable y el rol de este puesto ha ganado importancia en las compañías, pasando a formar parte del grupo de gente que toma decisiones basándose en la información financiera que tienen, y facilitada por los ordenadores y los programas específicos.

              Efectivamente la contabilidad ha sido uno de los sectores más modernizados o actualizados tecnológicamente, existiendo en la actualidad software específico para control de pagos, cuentas por cobrar, nóminas y muchas operaciones más .

Los impactos de las tecnologías de la información en la Contabilidad  producen dos consecuencias:

 a) Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido) supone utilizar un soporte informático para obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real; Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet, Liquidar los impuestos por Internet, Enviar facturas por intercambio electrónico de información. Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero.

b) Las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información que provocan cambios profundos en la forma de trabajar de las empresas.

LAS TIC APLICADAS A LA CONTABILIDAD

   

       Dentro de un abordaje amplio de los sistemas contables concretos, la tecnología de la Información constituye una herramienta facilitadora de la función contable que vincula a emisores y receptores de informes dentro y fuera de las organizaciones no sólo en los ámbitos micro y macroeconómicos sino a nivel micro y macro-social.

   Consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación acompañada de los diferentes paquetes contables para de está manera  realizar las actividades en poco tiempo, permitiendo realizar operaciones contables en forma rápida, información  que se necesita de manera inmediata, donde además se puede modificar o actualizar datos de acuerdo a las necesidades de la empresa.